SERVICE / DX・AX
社内で変え続けられる、仕事の仕組み。
紙、Excel、メール、個人のPCに分かれている情報を整理し、入力、転記、確認、集計にかかる時間を減らします。AIや自動化を取り入れるだけでなく、担当者が理解し、社内で使い続けられる状態まで支援します。
01 / CHALLENGES
業務に残る、見えない負担。
担当者の努力で続いている仕事の中には、手順や情報の持ち方を変えることで負担を減らせるものがあります。
- 同じ情報を、複数のExcelやシステムへ入力
- 紙の申請書や報告書を、あとからPCへ再入力
- 必要な情報が、メールや個人のフォルダへ分散
- 集計や報告資料を、毎月一から作成
- 担当者の不在で止まる、属人化した手順
- 試したまま、日常業務に定着しないAIや自動化
どの仕事に時間がかかり、どこで確認や転記が発生しているのか。現在の業務を伺うところから始めます。
02 / PROCESS
実務を起点にした、4つの工程。
01
業務と負担の可視化
普段の仕事について伺い、入力、転記、確認、集計など、負担が集中している場所を整理します。最初から課題や解決策が決まっていなくても構いません。
02
改善対象の選定
すべてを一度に変えるのではなく、効果を確認しやすい仕事から始めます。変えない方がよい仕事や、人が判断すべき仕事も分けます。
03
実務での試行と調整
アプリ、AI、自動化などを組み合わせ、実際の業務で試します。担当者の意見を確認しながら、入力方法や画面、仕事の流れを調整します。
04
社内運用への移行
完成した仕組みだけでなく、使い方、変更方法、判断の基準も共有します。当社へ頼り続けなくても、社内で運用できる状態を目指します。
03 / SCOPE
対象となる業務
総務・経理・営業などの管理部門から、工事・製造などの現場業務まで。現在の仕事を確認し、どのように変わると負担が減るのかを一緒に考えます。
01総務・人事・労務
現在の状態
社内申請が紙やメールで届き、誰が確認しているのか分からない。入退社手続き、契約書、備品、勤怠などの情報も、それぞれ別のファイルで管理されている。
改善後
申請の受付から承認までを、一つの画面で確認できるようになります。担当者、対応状況、期限が分かるため、確認のメールや対応漏れを減らせます。
02経理・財務
現在の状態
請求書や領収書を見ながらExcelへ転記し、入金状況や支払状況を別の表で確認している。月末になると複数のファイルを集めて集計している。
改善後
請求、経費、入金、支払の状況を同じ場所で確認できるようになります。転記や月末の集計が減り、必要な数字をすぐ確認できます。
03営業
現在の状態
顧客情報や商談内容が、担当者のメモ、メール、Excelなどに分かれている。案件の進み具合や次に連絡する相手を、担当者本人しか把握していない。
改善後
顧客情報、商談内容、次の対応、案件の進み具合を、担当者以外も確認できるようになります。引き継ぎや対応漏れを減らし、営業状況をチームで把握できます。
04営業事務・受発注
現在の状態
メールやFAXで届いた注文内容を、見積書、受注表、発注書、納品書、請求書へ何度も転記している。確認作業が多く、入力間違いや対応漏れが起きやすい。
改善後
一度入力した情報を、見積、受注、発注、納品、請求にも利用できるようになります。何度も同じ内容を入力する作業が減り、案件の進み具合も確認できます。
05工事・現場管理
現在の状態
日報、作業記録、点検表、現場写真が紙やチャットに分かれている。事務所へ戻ってから入力し直したり、必要な写真を探したりする作業が発生している。
改善後
現場からスマートフォンやタブレットで、日報、写真、点検結果、進捗を登録できるようになります。事務所での再入力が減り、現場の状況をすぐに共有できます。
06製造・品質管理
現在の状態
生産数、検査結果、不具合、設備点検などを紙へ記録し、あとからExcelへ入力している。過去の不具合や設備の状態を確認するにも時間がかかる。
改善後
生産記録、検査結果、不具合、設備点検を、その場で記録できるようになります。過去の記録を探しやすくなり、不具合の傾向や設備の状態を改善に利用できます。
07在庫・購買・物流
現在の状態
在庫表、発注書、入出庫記録が別々に管理されている。実際の在庫数と表の数字が合わず、担当者が倉庫を確認してから発注を判断している。
改善後
入庫、出庫、在庫、発注、納期を同じ画面で確認できるようになります。在庫不足や重複発注に早く気づき、確認のために倉庫と事務所を行き来する作業を減らせます。
08経営・管理部門
現在の状態
各部署から届いたExcelを集め、経営会議や月次報告のために資料を作り直している。数字の基準が部署ごとに異なり、確認にも時間がかかる。
改善後
各部署のExcelを集めて資料を作り直さなくても、売上、案件、工数、在庫などを確認できるようになります。集計作業を減らし、判断に必要な情報を早く把握できます。
04 / INTERNALIZATION
社内に残る、運用できる仕組み。
- 実際の業務で使うアプリや仕組み
- 日々の使い方
- 変更するときの考え方
- データの確認・集計方法
- 社内で運用を続けるための手順
特定の担当者や外部業者に頼り続けなくても、社内で仕組みを使い、必要に応じて変更できる状態を目指します。
05 / TIMING
相談のタイミング。
課題や解決策が整理されていない段階でも構いません。今の仕事を確認し、変えると効果が出そうな場所と、今は変えなくてよい場所を一緒に整理します。
- 手入力や転記に時間がかかっている
- 手順が担当者の頭の中にしかない
- 毎月、同じ集計や報告資料を作っている
- AIや自動化を試したが、業務に定着していない
- 外部に依存している仕組みを、社内でも扱えるようにしたい
CONTACT
最初の相談は、現状の共有。
「何が問題なのか分からない」「どこから変えればよいか決まっていない」という段階で構いません。現在の仕事を伺い、取り組む順番を一緒に整理します。